La primera vez que cerré un mes completo en una papelería de la colonia Roma, me cayó el veinte de algo: la contabilidad no es un montón de cuentas sueltas, es un circuito. Entra una venta por un lado, sale un estado financiero por el otro, y entre medias hay una serie de pasos que se repiten mes con mes, año con año, sin que importe si vendes cuadernos o software. A ese circuito le llamamos ciclo contable, y entenderlo es lo que separa a quien “anota gastos” de quien de verdad lleva la contabilidad de un negocio.
Te voy a llevar por los pasos en orden, con un ejemplo de un solo periodo para que veas cómo una transacción del día 3 termina reflejada en el balance del día 31. Si quieres el panorama amplio de los principios que sostienen todo esto, lo desarrollo en la guía de contabilidad general; aquí nos concentramos en el flujo.
Qué es el ciclo contable y por qué se repite
El ciclo contable es la secuencia ordenada de pasos que va desde que ocurre una operación económica hasta que se preparan los estados financieros del periodo. Le decimos “ciclo” precisamente porque no termina: al cerrar diciembre, las cuentas de resultados se ponen en cero y enero arranca de nuevo. Las cuentas de balance, en cambio, arrastran su saldo. Esa diferencia entre cuentas que se reinician y cuentas que continúan es la clave de todo el cierre, y la verás clarísima al final del ejemplo.
Un periodo suele ser un mes para fines internos y un año (del 1 de enero al 31 de diciembre) para fines fiscales en México. La lógica es idéntica en ambos casos.
Los pasos del ciclo, en el orden en que ocurren
1. Identificar y documentar la transacción
Todo empieza con un hecho que afecta tu patrimonio: vendes, compras, pagas la renta, cobras un anticipo. Pero ojo, no toda actividad es una transacción contable. Contratar a alguien no mueve cuentas; pagarle su sueldo, sí. Lo que valida la operación es el comprobante: una factura (hoy un CFDI), un recibo, un estado de cuenta. Sin respaldo documental, el asiento no debería existir.
2. Registrar en el libro diario
Aquí entra la partida doble, el corazón del sistema: cada operación afecta al menos dos cuentas, y la suma de cargos siempre iguala la suma de abonos. Si recibes dinero, algo entra (cargo) y algo se origina (abono). Es como una tanda: por cada peso que alguien aporta, hay un peso que el grupo debe a quien le toca cobrar. Nada se crea de la nada.
3. Pasar al libro mayor
El diario registra las operaciones en orden cronológico; el mayor las reagrupa por cuenta. Es decir, tomas todos los movimientos de “Bancos” que anotaste durante el mes y los juntas en un solo lugar para ver el saldo. Antes esto se hacía a mano con esas hojas en forma de T; hoy tu software lo arma solo, pero el concepto no cambió.
4. Elaborar la balanza de comprobación
Es una lista de todas las cuentas con sus saldos. Su única misión es confirmar que el total de cargos iguala al total de abonos. Si no cuadra, hay un error de captura en algún lado y toca buscarlo antes de seguir. Te advierto algo que aprendí a las malas: que la balanza cuadre no significa que esté bien. Puedes haber registrado un gasto en la cuenta equivocada y aun así cuadrar. Cuadrar es necesario, pero no suficiente.
5. Hacer los asientos de ajuste
Este paso es el que más se brinca quien apenas empieza, y es el que más distingue una contabilidad seria. Los ajustes reconocen cosas que ya ocurrieron económicamente aunque el dinero no se haya movido todavía: la depreciación del mes, la renta devengada pero no pagada, los intereses acumulados, el consumo de materiales pagados por adelantado. Sin ajustes, tus números mienten por omisión.
6. Preparar los estados financieros
Con los saldos ya ajustados armas, en este orden, el estado de resultados (ingresos menos gastos = utilidad), luego el estado de cambios en el capital, y al final el balance general o estado de situación financiera. El orden importa porque la utilidad del estado de resultados alimenta el capital, y el capital ya completo entra al balance.
7. Cerrar las cuentas del periodo
El último paso: las cuentas de resultados (ingresos y gastos) se saldan contra una cuenta de pérdidas y ganancias, y el resultado pasa al capital. Quedan en cero, listas para el siguiente periodo. Las cuentas de balance (caja, bancos, clientes, proveedores, capital) conservan su saldo y se convierten en el punto de partida del ciclo que sigue.
Un periodo completo, paso a paso
Imagina el changarro de un amigo: “Diseños Lupita”, un pequeño taller de impresión que arranca operaciones en marzo de 2026. Sigamos un mes.
1 de marzo. Lupita aporta $50,000 en efectivo para empezar. Cargo a Bancos $50,000; abono a Capital $50,000.
3 de marzo. Compra una impresora de gran formato en $24,000, pagada de contado. Cargo a Equipo $24,000; abono a Bancos $24,000. (Por simplicidad dejo fuera el IVA en este renglón, pero recuerda que la tasa general vigente en 2026 sigue siendo del 16%.)
10 de marzo. Factura un trabajo en $18,000 que el cliente pagará después. Cargo a Clientes $18,000; abono a Ingresos por servicios $18,000.
28 de marzo. Paga la renta del local del mes, $6,000. Cargo a Gasto de renta $6,000; abono a Bancos $6,000.
Eso fue el diario y el mayor (pasos 2 y 3). Ahora la balanza de comprobación antes de ajustes (paso 4):
| Cuenta | Cargos | Abonos |
|---|---|---|
| Bancos | $20,000 | |
| Clientes | $18,000 | |
| Equipo | $24,000 | |
| Capital | $50,000 | |
| Ingresos por servicios | $18,000 | |
| Gasto de renta | $6,000 | |
| Totales | $68,000 | $68,000 |
Cuadra: $68,000 contra $68,000. Bien, pero falta el paso 5. La impresora se desgasta con el uso, así que reconocemos un mes de depreciación. El artículo 34 de la Ley del ISR fija los por cientos máximos de depreciación por tipo de activo: para mobiliario y equipo de oficina es 10% anual, y para equipo de cómputo (computadoras personales, servidores, impresoras, escáneres) sube hasta 30% anual. La clasificación de esta impresora dependerá de cómo la registres fiscalmente, pero el método es el mismo en ambos casos: tomas el por ciento anual que corresponde, lo aplicas al monto original de la inversión y lo divides entre doce para obtener el ajuste mensual. Verifica siempre el por ciento del activo concreto contra el artículo 34 de la LISR vigente.
Supongamos un ajuste de depreciación de $200 para el mes. Cargo a Gasto por depreciación $200; abono a Depreciación acumulada $200. Con eso, los estados financieros (paso 6) quedan así para marzo:
- Estado de resultados: Ingresos $18,000 − renta $6,000 − depreciación $200 = utilidad de $11,800.
- Capital: aportación inicial $50,000 + utilidad $11,800 = $61,800.
- Balance general: activos (Bancos $20,000 + Clientes $18,000 + Equipo neto $23,800) = $61,800, que iguala exactamente al capital. Cuadra.
Y el cierre (paso 7): los $18,000 de ingresos y los $6,200 de gastos se saldan, la utilidad de $11,800 se incorpora al capital, y esas tres cuentas de resultados arrancan abril en cero. Bancos, Clientes y Equipo siguen con su saldo. Ese es el ciclo completo girando una vuelta.
Si quieres ver de dónde sale cada concepto que usamos aquí —cargo, abono, cuentas de balance contra cuentas de resultado—, repásalo en la guía de contabilidad general antes de seguir con tus propias cifras.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el libro diario y el libro mayor?
El diario registra cada operación en orden cronológico, conforme va sucediendo. El mayor toma esos mismos movimientos y los reagrupa por cuenta, para que veas de un vistazo el saldo de Bancos, de Clientes o de cualquier otra. Misma información, dos organizaciones distintas: una por fecha, otra por cuenta.
¿Por qué hay que hacer asientos de ajuste si la balanza ya cuadró?
Porque cuadrar solo confirma que cargos y abonos son iguales, no que reconociste todo lo que ocurrió. La depreciación, los gastos devengados y los ingresos pendientes de facturar afectan tu resultado real aunque el dinero no se haya movido. Sin ajustes tu utilidad queda inflada o deformada, y las decisiones que tomes con ella también.
¿El ciclo contable es igual para una persona física y para una empresa?
La lógica de los pasos es la misma. Lo que cambia es la obligación: una persona física con actividad empresarial puede tener requerimientos contables más ligeros que una sociedad, y el régimen fiscal en que tributes define qué tan formal debe ser tu registro. El esqueleto del ciclo, sin embargo, no cambia.
Si apenas estás aprendiendo, haz esto hoy: toma cinco operaciones reales de cualquier negocio que conozcas y regístralas con partida doble en una hoja. No avances a estados financieros hasta que tu balanza cuadre. Repetir ese paso hasta que te salga sin pensar es lo que vuelve natural todo lo demás.
Este contenido es educativo y no constituye asesoría contable o fiscal personalizada. Las cifras fiscales (tasas de ISR e IVA, por cientos de depreciación del artículo 34 de la LISR, valor de la UMA) cambian y deben verificarse en las fuentes oficiales: SAT, DOF e INEGI. Antes de aplicar cualquier criterio a tu situación, confírmalo con un contador o directamente en el portal del SAT.