Llega el 31 de diciembre y tus libros dicen que ganaste $80,000 de utilidad. Bonito número. El problema es que la computadora que compraste en marzo ya tiene un año de uso encima y eso no aparece por ningún lado; que cobraste por adelantado un proyecto que apenas vas a entregar; y que la luz de diciembre todavía no te llega pero ya te la gastaste. Si cierras así, ese $80,000 es mentira. No una mentira grande, pero mentira al fin. Los asientos de ajuste existen justo para arreglar esa diferencia entre lo que el dinero hizo y lo que tus registros alcanzaron a contar.
Te lo explico como se lo explico a mis alumnos en primer semestre, porque es de esos temas que suenan rebuscados y en realidad son puro sentido común con nombre técnico.
Por qué tus registros no cuadran solos al cierre
La contabilidad seria trabaja sobre una idea que se llama base devengada: los ingresos y los gastos se reconocen en el periodo en que ocurren, no en el periodo en que entra o sale el dinero del banco. Suena obvio hasta que lo aplicas. El changarro de la esquina vende un refresco hoy y le pagan hoy: ahí coincide todo. Pero una empresa firma un seguro anual en julio, paga los $24,000 de golpe, y resulta que ese gasto no es “de julio”, es de doce meses repartidos. La caja se movió en una fecha; la realidad económica se reparte en otra.
Durante el año vas registrando las operaciones conforme caen. Al final del periodo, antes de cerrar, te detienes y preguntas: ¿hay gastos que ya consumí pero no anoté?, ¿ingresos que ya gané pero no facturé?, ¿pagos adelantados que ya se “usaron” parcialmente? Cada respuesta afirmativa es un asiento de ajuste. Si quieres repasar de dónde sale todo este andamiaje, lo tienes desarrollado en la guía de contabilidad general.
Los ajustes casi siempre caen en tres familias: depreciación, partidas devengadas (lo acumulado que falta registrar) y partidas diferidas (lo que pagaste o cobraste por adelantado). Vamos una por una.
Depreciación: el desgaste que sí cuenta como gasto
Cuando compras una camioneta de reparto no la “gastas” toda en el mes de la compra. La usas durante años y se va desgastando. La depreciación es la forma de repartir ese costo a lo largo de su vida útil, un pedacito cada periodo. Contablemente es un gasto que no implica salida de dinero: ya pagaste la camioneta antes, lo que haces ahora es reconocer cuánto valor se “consumió”.
Para fines fiscales en México, el método base es línea recta y los porcentajes máximos los fija el Artículo 34 de la Ley del ISR. Tres de los más usados:
| Tipo de activo | % anual máximo (Art. 34 LISR) | Vida implícita |
|---|---|---|
| Equipo de cómputo | 30% | ~3.3 años |
| Mobiliario y equipo de oficina | 10% | 10 años |
| Construcciones (general) | 5% | 20 años |
Ojo con una cosa que confunde a medio mundo: el porcentaje del Art. 34 es el tope fiscal, lo máximo que el SAT te deja deducir al año. Para la contabilidad financiera tú estimas la vida útil real del bien, que puede no coincidir con ese porcentaje. En la práctica de muchas pymes se usa el porcentaje fiscal también para los libros, para no llevar dos cálculos, pero conviene que sepas que son dos lógicas distintas. Verifica el texto vigente del artículo antes de aplicarlo, porque los porcentajes y las reglas de inversiones se reforman cada tanto.
El asiento es siempre el mismo patrón: cargas un gasto y abonas a una cuenta llamada depreciación acumulada, que es de naturaleza acreedora, vive pegada al activo y lo va restando. El activo conserva su valor original en libros; el desgaste se acumula aparte.
Devengados: lo que ya pasó pero todavía no anotas
Aquí entran los gastos y los ingresos acumulados. Un gasto devengado es algo que ya consumiste pero que aún no pagas ni te facturan. El recibo de luz de diciembre que llega hasta enero es el ejemplo clásico: la energía la usaste en diciembre, entonces el gasto es de diciembre aunque el papelito llegue después. Si no lo ajustas, diciembre se ve más rentable de lo que fue y enero carga un gasto que no le toca.
Lo mismo del otro lado: un ingreso devengado es un servicio que ya prestaste y todavía no cobras ni facturas. Un despacho que dio asesoría en diciembre y factura en enero ya ganó ese ingreso en diciembre; ahí debe reconocerlo, contra una cuenta por cobrar.
A mí me sirve pensarlo como la tanda del trabajo: aunque te toque cobrar el bote en marzo, tu obligación de aportar nace cada quincena. El momento del registro va con la obligación o el derecho, no con el movimiento de efectivo.
Diferidos: lo que ya cobraste o pagaste de más
Es el espejo de los devengados. Un gasto diferido (también llamado pagado por anticipado) es dinero que ya salió pero cuyo beneficio aún no consumes: ese seguro anual de $24,000 pagado en julio. En julio no es gasto, es un activo, porque tienes derecho a estar cubierto los doce meses. Cada mes vas reconociendo $2,000 como gasto y bajando el activo.
Un ingreso diferido es al revés: ya te pagaron por algo que todavía no entregas. Si un cliente te abona $18,000 por adelantado por un curso que darás meses después, ese dinero no es ingreso todavía: es un pasivo, una deuda de servicio. Lo reconoces como ingreso hasta que cumples.
Un ejemplo resuelto con números
Imagina “Diseños Aldama”, una pyme que cierra al 31 de diciembre de 2026. Repasamos su año y aparecen tres situaciones:
- Compró equipo de cómputo por $30,000 al inicio del año. Depreciación fiscal: 30% anual = $9,000 del ejercicio.
- El recibo de luz de diciembre, $1,800, llega hasta el 12 de enero de 2027. Gasto devengado no registrado.
- En octubre cobró $18,000 por adelantado por un proyecto que entregará en febrero de 2027. Ingreso diferido.
Los dos asientos de ajuste que sí mueven cuentas al 31 de diciembre quedan así:
| Cuenta | Cargo | Abono |
|---|---|---|
| Gasto por depreciación | $9,000 | |
| Depreciación acumulada de equipo de cómputo | $9,000 | |
| Gasto de energía eléctrica | $1,800 | |
| Gastos acumulados por pagar | $1,800 |
Fíjate en el detalle del tercer caso: como el proyecto se entrega hasta febrero de 2027, al 31 de diciembre de 2026 no se reconoce ingreso. El anticipo se queda registrado como pasivo “Anticipos de clientes” por los $18,000 completos, tal como entró cuando lo cobraste. El “ajuste” correcto en este cierre es no tocar esa cuenta, justo para no inflar las ventas del año; el ingreso se reconocerá en el periodo en que entregues. Ese “no hacer nada todavía” también es una decisión de ajuste, y de las importantes.
Con esos dos asientos, la utilidad de “Diseños Aldama” baja $10,800 respecto a lo que decían los libros sin ajustar. No es que la empresa “ganara menos”: es que ahora el resultado dice la verdad.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuándo se hacen los asientos de ajuste?
Al cierre de cada periodo contable, antes de elaborar los estados financieros. Si cierras anualmente, van al 31 de diciembre. Muchas empresas que sacan estados mensuales o trimestrales los hacen en cada corte; la lógica es la misma, solo cambia la frecuencia.
¿La depreciación contable y la fiscal son iguales?
No necesariamente. La fiscal usa los topes del Art. 34 LISR; la contable debería usar la vida útil real estimada del bien. Cuando difieren, se generan diferencias que se concilian para la declaración. En pymes pequeñas es común alinear ambas para simplificar, pero no es obligatorio que coincidan.
¿Qué pasa si me salto los ajustes?
Tus estados financieros quedan distorsionados: utilidades infladas o subestimadas, activos mal valuados y decisiones tomadas sobre números falsos. Y si esos estados alimentan tu declaración, el error se arrastra hasta el ISR. Un cierre sin ajustes no está terminado, solo parece terminado.
Por dónde empezar hoy
Toma tu balanza de comprobación antes del cierre y recórrela con cuatro preguntas en mano: ¿qué activos se desgastaron este periodo?, ¿qué gastos consumí pero aún no registro?, ¿qué ingresos gané pero no facturé?, ¿qué pagué o cobré por adelantado? Cada “sí” es un asiento que te falta. Anótalos en una hoja antes de tocar el sistema; así no se te escapa ninguno.
Si quieres practicar el formato del cargo y el abono sin batallar con la teneduría a mano, arma tus ajustes en el generador de asientos de CuentaCalc y verifica que cada partida cuadre antes de pasarla en limpio.
Este artículo es material educativo, no asesoría contable ni fiscal personalizada. Las cifras y porcentajes fiscales cambian; antes de aplicarlos a un caso real, verifica los valores vigentes directamente con el SAT y el DOF, o consulta a un contador titulado para tu situación específica.