Tu primer día en una empresa, te piden registrar la compra de una impresora. Abres el sistema contable y aparece una lista enorme de cuentas con números: 1101, 1205, 5101… Nadie te explicó qué significan, así que es como entrar a una farmacia sin receta: todo está ordenado, pero no sabes en qué cajón buscar. El catálogo de cuentas es ese mapa, y aprender a leerlo cambia por completo cómo entiendes la contabilidad.
Sin un catálogo bien armado, registrar operaciones se vuelve un caos. Con uno bien hecho, hasta un negocio pequeño sabe en segundos cuánto debe, cuánto tiene y cuánto ganó. Veamos cómo se construye.
Qué es exactamente un catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas es la lista ordenada y codificada de todas las cuentas que una empresa usa para registrar sus operaciones. No es un documento decorativo: es la columna vertebral del sistema contable. Cada vez que se hace un asiento, las cantidades caen en alguna de esas cuentas, y de ahí salen el balance general, el estado de resultados y casi cualquier reporte que pidan el dueño, el banco o el SAT.
Piénsalo como el directorio de un edificio de oficinas. Cada piso agrupa un tipo de negocio, cada oficina tiene su número, y con ese número llegas directo a donde quieres. En contabilidad pasa igual: el código te dice de inmediato si estás frente a algo que la empresa tiene, algo que debe o algo que ganó.
Si vienes llegando a este tema, repasa primero las bases en nuestra guía de contabilidad general, porque el catálogo descansa sobre conceptos como la partida doble y la ecuación contable.
La clasificación que sostiene todo: activo, pasivo, capital y resultados
Las cuentas no se acomodan al azar. Se agrupan en cinco grandes familias, y entender estas familias es buena parte del trabajo.
Activo: lo que la empresa tiene
Aquí va todo lo que representa un bien o un derecho a favor del negocio: el dinero en caja y bancos, las cuentas por cobrar a clientes, el inventario de mercancía, el mobiliario, el equipo de cómputo, el edificio. Si lo puedes vender, cobrar o usar para generar ingresos, casi seguro es activo.
Pasivo: lo que la empresa debe
Son las obligaciones con terceros. El crédito que te dio el proveedor, el préstamo bancario, los impuestos por pagar, los sueldos que aún no liquidas. Una regla mental sencilla: si alguien ajeno al negocio puede tocarte la puerta a reclamar, eso es pasivo.
Capital: lo que es de los dueños
Es la parte que pertenece a los socios o al dueño: el capital aportado al iniciar, las utilidades acumuladas que se han quedado en el negocio, las reservas. En una tanda del barrio, el capital sería lo que cada quien metió de su bolsa más lo que se ha ido juntando y nadie ha sacado todavía.
Estas tres familias se conectan por la ecuación contable más famosa de la profesión: Activo = Pasivo + Capital. Lo que la empresa tiene siempre es igual a lo que debe más lo que es de los dueños.
Cuentas de resultados: ingresos y gastos
Las otras dos familias son temporales: viven solo durante el ejercicio y al cierre se saldan contra el capital. Los ingresos son lo que el negocio gana (ventas, intereses cobrados), y los gastos y costos son lo que consume para operar (renta, sueldos, luz, costo de la mercancía vendida). De la resta entre ingresos y gastos sale la utilidad o la pérdida del periodo.
Cómo se codifican las cuentas: niveles y números
Aquí es donde los números empiezan a tener sentido. El catálogo se organiza por niveles, del más general al más específico. La convención más usada en México arranca asignando un dígito inicial a cada familia:
- 1 — Activo
- 2 — Pasivo
- 3 — Capital
- 4 — Ingresos
- 5 — Costos y gastos
A partir de ese primer dígito se van abriendo niveles. El primer nivel es el género (Activo). El segundo, el grupo (Activo circulante). El tercero, la cuenta de mayor (Bancos). El cuarto, la subcuenta (un banco específico). Cada nivel agrega dígitos, y entre más a la derecha, más detalle.
Mira cómo se ve con una cuenta concreta, la de bancos:
| Código | Nivel | Nombre de la cuenta |
|---|---|---|
| 1 | Género | Activo |
| 11 | Grupo | Activo circulante |
| 1102 | Cuenta de mayor | Bancos |
| 1102-001 | Subcuenta | BBVA cuenta de cheques |
| 1102-002 | Subcuenta | Banorte cuenta de nómina |
Una recomendación que te ahorrará dolores de cabeza: el SAT publica un código agrupador en su Anexo 24 que estandariza esta estructura para la contabilidad electrónica. Conviene que tu catálogo quede alineado con él desde el inicio, porque tarde o temprano vas a tener que mapearlo, y hacerlo después es bastante más tedioso.
Un ejemplo resuelto: el catálogo de un changarro de abarrotes
Supón que un amigo abre una tiendita de abarrotes en marzo de 2026 con $50,000 de capital propio. Compra un mostrador y anaqueles por $12,000, una computadora con sistema de punto de venta por $8,000, y deja el resto en el banco. Su catálogo mínimo se vería así:
| Código | Cuenta | Familia |
|---|---|---|
| 1101 | Caja | Activo |
| 1102 | Bancos | Activo |
| 1104 | Inventario de mercancías | Activo |
| 1201 | Mobiliario y equipo de oficina | Activo |
| 1202 | Equipo de cómputo | Activo |
| 2101 | Proveedores | Pasivo |
| 2102 | Impuestos por pagar | Pasivo |
| 3101 | Capital social | Capital |
| 4101 | Ventas | Ingresos |
| 5101 | Costo de ventas | Costos y gastos |
| 5201 | Gastos de operación | Costos y gastos |
Fíjate en el detalle del equipo: el mobiliario (cuenta 1201) y el equipo de cómputo (cuenta 1202) van separados a propósito. No es manía de contador. Cuando llegue el momento de deducir su desgaste, la Ley del Impuesto sobre la Renta marca por cientos máximos de depreciación distintos: 10% anual para mobiliario y equipo de oficina y 30% anual para equipo de cómputo, conforme al Artículo 34 de la LISR. Si hubieras metido todo en una sola cuenta, calcular esa deducción sería un enredo. Un buen catálogo te prepara el terreno desde antes.
Con este catálogo, el asiento de apertura es directo: cargas $30,000 a Bancos (1102), $12,000 a Mobiliario y equipo de oficina (1201) y $8,000 a Equipo de cómputo (1202), y abonas $50,000 a Capital social (3101). Todo cuadra, y cada peso quedó en su cajón correcto. Si quieres practicar este tipo de cálculos, en la sección de herramientas encontrarás recursos para apoyarte.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas cuentas debe tener un catálogo?
Las que el negocio realmente necesite, ni una más. Un changarro funciona con quince o veinte cuentas; una empresa mediana puede llegar a cientos. El error típico es inflar el catálogo con cuentas que nunca se van a usar. Empieza corto y agrega cuentas conforme aparezcan operaciones nuevas.
¿Puedo inventar mis propios códigos?
Para practicar, sí; cada despacho tiene su estilo. Pero si la contabilidad va a ser oficial, tu catálogo debe poder mapearse al código agrupador del SAT para la contabilidad electrónica. Lo más práctico es respetar la lógica de familias (1 activo, 2 pasivo, etcétera) desde el primer día.
¿El catálogo es igual para todas las empresas?
No. La estructura por familias y niveles es común, pero las cuentas específicas cambian según el giro. Una constructora tendrá cuentas de obra en proceso que una estética jamás usará. La plantilla es la misma; el contenido se ajusta a cada negocio.
Tu siguiente paso
Antes de seguir con asientos o estados financieros, arma tú mismo el catálogo de un negocio que conozcas: la fonda de tu colonia, el taller de tu primo, lo que se te ocurra. Asígnale familias, niveles y códigos. Cuando puedas mirar una operación y saber sin dudar en qué cuenta cae, ya dominaste lo esencial de la contabilidad práctica.
Este contenido es educativo y no constituye asesoría fiscal ni contable personalizada. Las cifras y porcentajes citados corresponden a 2026 y pueden cambiar; antes de aplicarlos a un caso real, verifica siempre en las fuentes oficiales del SAT y el DOF, o consulta a un contador público con cédula.